 |
Как да започнем своя делови имейл в UK: Това е добър старт, а това – фалстарт
Автор :
БГ БЕН |
|
Намирането на подходящото обръщение в началото на вашия имейл, особено когато получателят му е непознат ви човек, може да бъде деликатен ребус.
„Хей” е твърде небрежно, „уважаеми” - прекалено формално, а „добро утро!” пък идва неуместно бодряшко.
Ако мислите, че началното обръщение може да се претупа, защото съдържанието е важното – грешите. Често пъти, началото „задава общия тон” за възприемането на вашия имейл от този, който го чете. Ако изобщо реши да го дочете ...
„Никога не подценявайте реакцията, която вашата встъпителна дума може да предизвика у хората” – споделят пред сайта на Business Insider, експертите по бизнес етикеция Барбара Пачър и Уил Шолб - съавтори на книгата „Защо хората си кореспондират толкова зле”. Ето как те поразсъждаваха над списък с особено популярни начални думи на деловата кореспонденция на Острова.
25.07.2018 г.
Добрите варианти за начало на вашия имейл
„Hi [име], ...”
А ако искате да вкарате и формална нотка, винаги можете да замените името на човека с неговата фамилия: „Hi Ms. Gillett, ...”
„Причината особено да харесвам това обръщение е, че то звучи съвсем приятелски, безопасно и непринудено”, споделя Уил Шолб.
Също така, приемливо начало е и: „Hi everyone, ...”
Подходящо и неутрално обръщение към хората от даден екип.
„Greetings, ...”
Това встъпление е добър заместник на „Hi [име] ...”, ако не знаете името на човека, но е препоръчително преди това да сте направили всичко възможно, за да го научите.
„Dear Mr./Mrs./Ms. [фамилия] ...”
Комбинацията „уважаеми + фамилно име” е леко несигурно начало за кореспонденция. Не, че е грешно да го употребите, но идва прекалено тържествено, което не винаги е уместно в дадения случай.
„Dear [първото име], ...”
Подобно на горното обръщение – и това е приемливо, но с уговорката, че е донякъде старомодно.
„Hello, ...”
Не звучи зле, въпреки че може да се възприеме като прекалено комфортно начало на разговор с човек, когото не познавате.
„Dear [позиция/пост], ...”
Стартирането на имейла ви с длъжностната позиция на неговия получател е по-приемлив вариант отколкото студеното указание „To whom it may concern, ...”.
Позоваване на служебната длъжност, от друга страна обаче, звучи твърде общо и отчуждено. Ако имейлът ви е наистина е предназначен да бъде прочетен от лице, заемащо определена позиция в компанията, логичният съвет е да положите допълнителни усилия да издирите това лице.
Лошите варианти за начало на вашия имейл
„Hey!”
Така можете да подвиквате на вашите приятели в някое заведение, но никак не е професионално да го прилагате към човек, когото не познавате.
Барбара Пачър: „Всеки път, когато прочета някъде „Хей!” си спомням думите на баба ми, че „хей” (игра на думи – hay (сено) и hey (хей!) се произнасят по еднакъв начин) е за конете, не за хората ...”
„Hey there!”
Дори още по-отдалече заобикаляйте това „Хей, там!”. То се превежда като: „Не че ти знам името, но ако се опитам да звуча като небрежен тийнейджър, се надявам, че няма да го забележиш”.
„Hi [име]!!!!”
„Хората често се отнасят и кичат с удивителни знаци всяко второ изречение, за да подчертаят неговата важност. Крайният резултат е, че пишещият сам се поставя в положение да звучи като емоционална и незряла личност. Дори в непрепоръчителния случай, когато се налага да се постави удивителен знак, той трябва да е само един”, коментира Барбара Пачър.
„To whom it may concern, ...”
Получателят на подобно обръщение съвсем спокойно може да отсъди: „Окей, това не ме засяга и няма смисъл да го чета”.
Да не говорим, че самата фраза „До когото това се отнася” звучи надуто и дистанцирано и никак не предразполага за съдействие или ангажираност.
„Dear friend, ...”
Уил Шолб: „След като не знаеш името ми или пък не си даваш труда да го споменеш, значи, най-вероятно, не сме приятели”
„Dear Ma'am, ...”
Освен, че звучи сковано и формално, това „ma'am” често оставя неприятното усещане у получателките му, че са стари и недотам ... почтени.
„Dear Sir or Madam, ...”
Твърде формално!
Барбара Пачър: „Този поздрав издава на получателя, че си нямате никаква представа кой е той. Защо тогава трябва да се чувства длъжен да продължи с четенето на имейла ви ?”
„Това начало звучи, също така и особено вяло и ... аха-аха, сякаш ще последва някаква лоша новина или оплакване.”
„Good morning/afternoon/evening, ...”
А може би вече не е сутрин, следобед или вечер, в момента, когато някой отвори имейла ви. Или пък този някой може да не се намира в същия часови пояс.
„Mr./Mrs./Ms. [фамилно име], ...”
Друго обръщение, което звучи хем тромаво, хем безцеремонно, сякаш се каните да нагълчите получателя му.
„Mr./Mrs./Ms. [първото име], ...”
Подобно обръщение просто не звучи уместно в света на професионалните отношения. Барбара Пачър коментира: „Това е начинът, по който децата се обръщат към учителката си: „Мис Сюзън, можете ли да ми помогнете с тази задача по математика?”
„To [името], ...”
Това обръщение звучи детински. Така може да започва писмо до Дядо Коледа (“To Santa”), но не до служител в компания.
„Hi Mrs. ...”
В универсалния случай използвайте „Ms.” освен, ако жената-получател на имейла ви не е указала изрично, че желае да бъде изписвана като „Mrs.”
„[Първото име]”
Това е стряскащо неформално и дразнещо. А ако залепите и удивителен знак след името, човекът спокойно може да сметне, че му викате от срещуположния бордюр на улицата.
„[Объркано име], ...”
Много хора се обиждат не толкова от сбърканото им име, а от това, че не сте си дали труда да проверите как то се изписва. А това може лесно да се види от техния signature block (атоматичния подпис, който се изписва под всеки служебен имейл) или от самия им имейл адрес, където често се изписват първото и фамилното име на човека.
„Hi folks, ...”
Барбара Пачър: „Въпреки, че светът на бизнеса все повече се отваря към неформалния, работен тон, нещата все още не са стигнали до момента, в който да вкарвате разговорни и безметежни обръщения от сорта на „folks” (хора).”
„Hey y'all, ...”
Махленският тон тук отива дори още по-далече и ... чао на вашия имейл.
„Hi guys, ...”
Едно на ръка, че „Здрасти, момчета” се счита за прекалено фамилиарно и небрежно встъпление за имейл, но наред с това, то може и да прозвучи обидно за другата страна. Слагането на жените от екипа в подобно обръщение, чийто колективен пол е мъжкият, си е форма на сексизъм, която може да ви направи лоша услуга.
„Gentlemen, ...”
Сексизъм. Малко по-учтив и префинен от горния пример, но все пак ...
„Hi [съкратено име], ...”
Никак не се чувствайте комфортно да наричате Уилиям - „Уил” или пък Дженифър – „Джен”, освен ако те самите не са ви поощрили или пък не са изписали името си по този начин в края на писмото им, или в автоматичния им служебен подпис.
„Hi, ...”
Този поздрав не само звучи стряскащо, сякаш изскочил отникъде, но е и прекалено анонимен, за да привлече вниманието от другата страна. Няма по-ангажираща и убедителна дума за реакция от личното име на един човек.
„All, ...”
Това „all” не само че е невъзпитано обръщение към група хора, ами и крие едно некомфортно усещане, сякаш се каните да държите реч пред строя. Ако вашият имейл е предназначен за повече от един получател, по-уместно е да го започнете с „Hi everyone”. Това, на свой ред, идва доста ентусиазирано, но поне избягвате високомерието на обръщение като „all”.
[Без поздрав]
И това не е решение. Винаги започвайте имейла си с поздрав, за да покажете, че сте приятелски настроен. Или пък поне се опитвате да бъдете такъв ...
Източник: businessinsider.com
_____________________________________
#Великобритания #правила #имейли #начала на имейли #приемливи #неприемливи
|
|
|
| |
МАМО…... |
| |
Не знам дали това е била първата ми дума, но съм сигурна, че... |
|
